「仮想オフィスという言葉を聞くけれど、何かよくわからない」

「仮想オフィスを導入しようと考えているけれど使う上でのメリットを知りたい」

「仮想オフィスツールが多く何がいいのか分別がつかない」

2020年にCOVID-19（コロナウィルス）が流行し、短期または長期のリモートワークを多くの企業が取り入れました。2022年になってもリモートワークを続けているところもあり、多くの企業が仕事環境の整備をしようと悪戦苦闘しています。

そんな中仮想オフィスというツールを取り入れる企業が増えました。この記事ではリモートワークが進んだことで需要が上がってきている仮想オフィスとは何か、使用するメリットとツールの種類について記載します。

仮想オフィスとは

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）とは、疑似的なオフィス空間を使用し社員がコミュニケーションをとることのできるツールのことです。

コロナになり密接した空間に人が多く集まらないよう企業はGoogle MeetやMicrosoft Teams、Zoomなど、WEB会議ツールを使用する機会が増えて進捗報告や業務の割り振りなど、必要事項に関してのミーティングの効率は上がりました。

しかし反対に仕事とプライベートが一緒になってしまい習慣が乱れている方や、誰とも話せずに気がふさがってしまうなど様々なストレスを抱える方が出てしまいました。

その解決策として仮想オフィスが注目されています。

仮想オフィスのメリット

リモートワークでのストレスを解消するために注目されている仮想オフィスのメリットとはどういったものが挙げられるのでしょうか。ここでは仮想オフィスのメリットについて記載していきます。

社員の状況を確認できる

仮想オフィスにはアバターを表示して自身がオフィスを移動したり、昼休憩やミーティング中など、ステータスが確認できる機能がついているものが多くあります。

リモートワークで使用するチャットツールやミーティングツールだけでは相手の直近の状況が分からず、今何をしているのかが分かりません。その点仮想オフィスでは今社員が何をしているのかを把握することができるため、上司などが部下を管理しやすくなります。

コミュニケーションが気軽にとれる

仮想オフィスではステータスが確認できるため、今話しかけてもいいのか、そうでないのかを判断することも可能です。ツールによっては「雑談OK」のようなステータスもあるため仕事に詰まったときの相談や気分転換の雑談が可能です。

さらに、すぐに話し合わなければいけない緊急性の高い相談をしたい場合などもステータス次第で可能になるため生産性も向上します。

企業のコスト削減ができる

今まで会社は社員が通いやすいような勤務地のオフィス賃料、また従業員の交通費を支払う必要がありました。

しかしコロナ禍でリモートワークを取り入れた企業の一部がオフィスの縮小や移転を行っており、さらに仮想オフィスを使用することで社員の出勤状況や会議ができることで、今まで必要だったオフィスの維持費や通勤手当が不要になってきています。

仮想オフィスのおすすめサービス5選！

Remotty

Remottyはテレワークに関する様々な課題を解決するため豊富な機能を提供します。

テレビ会議やチャット機能はもちろん、アクセスしている間ほぼリアルタイムに自動撮影された写真が他者に共有されるためこまめな社員の状況を把握することができます。さらに入退室ログを見ることができるので出退勤の管理も簡単など、テレワークの「見える化」をしたい方に向いています。

roundz

roundzは社員同士の会話のしやすさを考えた仮想オフィスです。他のツールとの連携が簡単にできてroundzのメッセージをSlack・Chatworkで受け取ったりすることも可能です。

また、常にカメラをオンにしていると監視されているように感じるといったストレスやプライバシーを考慮して、カメラを使用したビデオ通話は利用できません。

oVice

oViceはオンライン上でアイコンを自由に動かし、相手のアイコンに近づけることで簡単に話しかけることができ、アイコンの距離で声の大きさも変わるため、本当に動いて他人と会話しているように感じられます。

仮想空間のデザイン変更などカスタマイズも可能で、外務省が主催した帰国留学生のオンライン国際カンファレンスでも活用された事例があります。

RISA

RISAは自分だけのアバター作成やモーション、ワールド選択ができる機能があるため、まるでゲームのように使用することが可能です。もちろんビデオ通話や画面共有機能もあり、ワンクリックで移動して通話できるため操作も直感的で簡単です。

Sococo

Sococoは気軽な雑談や相談などのコミュニケーションに活用されています。ZoomやMicrosoft TeamsなどのWEB会議ツールとの連携が簡単にでき、部屋に入るだけで会議に参加できます。200種類以上のレイアウトを備えていて、ノック機能や会議に他者を呼ぶことも可能です。

まとめ

この記事では下記について記載しました。

• 仮想オフィスとは何か
• 仮想オフィスのメリット
• おすすめのサービス

テレワークが活発に導入される中、コミュニケーションに関する課題は尽きません。もし悩んでいる方がいれば、コミュニケーション不足のため仮想オフィスを導入してみてください。